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办公自动化--发生在办公室里的革命
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孙善清
【eNews专稿】清晨，伴随着和煦的阳光，我们走进办公室，打开电脑，首先收看电子邮件：其中有有关信息摘要、工作指示、情况通报、工作请示，电子审批系统会送来需要我们填制、审核、上转的审批表格；各种突发事件时不时地在屏幕上闪烁着提醒我们注意……
一切，都在指间的辟啪声中有条不紊地进行，除了去洗手间去食堂外，即使偶尔想和隔壁漂亮的女同事开个玩笑，也是通过网络进行的。
这就是我们早就向往的办公自动化的图景。
一、30年，OA梦想成真
办公自动化(简称为OA——Office Automation)，是一个不断成长的概念，是利用先进的科学技术(主要是计算机技术)，使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中，由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统；其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源，提高生产效率、工作效率和工作质量，辅助决策，以取得更好的效果。
OA的想法萌生于60-70年代，那时，如今计算机和网络技术还没有出生——当初拍出这个点子的人可能也就是想用复印机之类的玩意来代替重复的抄写。后来，电子打字机的出现，解放了抄写人员。然而我们还要在那个纸的程序中运行着，只不过书写者由笔头变成了更快一些的打印头，程序中的抄写的手延伸成了机器而已。
再后来普及了PC机，虽然计算机跑得越来越快，但办公自动化的状况并没有得到根本的转变。
直到网络(尤其是互联网)走进了办公室，情况才发生了根本的变化。
比尔·盖茨看到了纸张的使用情况，不由大为感叹：办公室管理过程太过复杂，而且是时间密集型的！——人们仍然把大多数时间花在了重复性工作上，而不是创造。所以他开始了改革：无纸办公！他这样描述着如今微软对新员工的录用：“求职者从邮局、电子邮件、或是履历表生成器上寄来的履历表。……我们的软件自动地答复每一份电子方式提交的履历表。招聘数据库……直接接受履历表信息；电子邮件提交的履历表经过分析后，把候选人的信息传到雷斯特拉克。所有的履历表在收到后24～48小时内，与空缺职位进行电子方式的匹配。人力资源部的专家搜索数据库以发现有希望的候选人，当面或通过电子邮件与招聘经理商议。”
这样，到达人力资源部时，应聘者已剩下为数不多的几个人，重复性初选工作主要由计算机网络及相应软件来完成。然而，即使这为数不多的人，也无需组织集体面试。他们使用调度软件安排求职面试。
这就是微软的OA，这就是与传统的人事部门一张张输入表格、打印表格、筛选比较所不同的模式。如今，这种OA模式已经开始在许多大公司开始运作，一场革命，正在办公室里悄然拉开了序幕。
二、OA，不仅是一种工具的更新
正象当初铁犁的出现埋葬了奴隶制一样，网络定会将办公室掀个底朝天。OA将从一个技术性的术语鱼跃天池，带来一种内部管理的革命。摆在办公室桌前的，将不再有事务性的劳动，只剩下两个字：“创造”！
1、变革管理模式
在传统等级森严的层次管理中，信息的交流经过了层层过滤。办公室只与自己业务密切相关的部分有联系，企业内的各种信息被分成了一个个孤岛。网络化的OA资源开放、信息共享的特点，将会把这一个个孤岛联成一片大陆，实现信息一对多、多对一的瞬间响应，使信息的传导模式出现多元化的趋势，比如信息的垂直传导、双向传导、横向传导等——这就为目下正流行的“扁平式管理”提供了可能性。
同时，OA的一个基本要求是流程化、标准化，这对于矫正管理中随意现象、混乱现象以及官僚主义也有莫大的好处。
2、扩大办公区域
传统办公室受条件限制，往往就集中在一个房间里。网络化的办公室不仅由房间走向大楼，还可能扩展到城市各地甚至世界各地，办公室人员通过互联网络进行协调和合作。比如许多行业内部建立起来的专用网、微波网，就实现了跨地区的合作。甚至，有人预言，现代网络技术将会有越来越多的虚拟办公室出现：企业拥有员工和客户，但没有实实在在的办公室，办公室就是网络，网络就是办公室。这种办公场地扩大，为跨地区、跨国公司的管理提供了充分的保障。
3、降低管理成本
微软在1997至1998年一年里，通过这种办公室的革命，微软总计至少节省了4000万美元，包括纸材料的节约，更重要的是事务处理时间费用的降低：传统事务处理每次交易145美元，而电子事务处理每次则低于5美元。——比尔·盖茨没有说出的另一句话是，OA对中间环节的削减，必然地减少了人员成本。尽管这对于微软来说可能已经没有多少水分可挤。
据报道，惠普(中国)基于网络化的“新一代工作环境”试运行的两个月，就比以前至少节省了三分之一以上的办公经费。
当然，虚拟办公室是最理想化的节约成本模式，房产、差旅等方面的支出都可以降到最底限度，尽管这种模式现在看来还不太可能立即实现。
4、激发个体创造力
OA的宗旨是通过过程的流程化、交流的自由化以及反应的即时化，将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来，最大限度的释放人的创造力。
微软认为，受尊重的应该是创造力，而不是级别。由于OA程度非常高，所以，每个员工不必要成天围着主管转。没有什么比面对虚拟更令人感到平等。只有在这种虚拟中，人的创造力才会被极大地激发出来。比尔·盖茨认为“坏消息”总是从电子邮件中传来——在微软，这种交流被习惯称为“电子邮件文化”。
惠普(中国)的总裁孙振耀说：“普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将会逐渐缩小，实现现代企业倡导的‘扁平式管理’，真正达到‘总裁身边无新闻’。”
三、信息化“攘外必先安内”
信息处理的节奏不仅取决于外部传递速度，而且在相当程度上，还取决于内部对信息的反应速度。就象城市间的邮递时间，在很大程度上取决于目标城市到客户之间的效率。在目前的电子商务中，配送、信誉、市场等都引人注目，但企业的内部管理是否适应电子商务就没大有人在意，或者只注意到了管理措施的革新，没有注意内部管理的信息化与电子商务的要求是否匹配。于是就出现了电子商务的信息流到了企业之后，快捷的优势一下子被消磨殆尽的现象。如果把互联网看作是电子商务的外部条件，那么，企业内部管理模式的信息化就是内部条件。能不能孵出鸡来，不能仅盯着老母鸡屁股的温度，关键还要看那蛋是不是可造之材。
去年热炒了一阵子的ERP(企业资源管理)，今天好象变成了一枚哑炮。其原因不在于ERP本身，而在于我们没有修起跑ERP这辆火车的铁路。如果说ERP是一个企业内部运行规则、定式，那么OA正是体现、完成这个定式的前提和具体的流程表现——任何管理都是体现在办公室中的。如果不能利用OA打破传统的管理制度和管理方式，那么ERP就无用武之地；ERP不成功，电子商务就找不到与企业的接口。企业只有自身信息化，才有发展电子商务的可能。
而许多企业的领导人则认为电子商务主要是与生产有关的原料的购进、产品的卖出以及市场的开拓，只注意到了网络信息对降低原料、推广成本的作用，却没有意识到当市场这一外在环境透明后，企业竞争力的源泉就是内部管理的成本降低。也就是说，表现在办公室里的内部管理的信息化才是电子商务的内核！
四、OA，幸福不会天上来
微软的例子并不适合我们。当互联网下的虚拟办公室逐渐为西方人所接受时，我们有些企业甚至还没有计算机网络，或者，有了网络也不知道它们能干什么。
硬件设备于我们而言并不是最重要的。困绕企业的首要的一个问题是：网络能为办公室做些什么、带来多少效益？因为我们目前还缺乏一种量化的体系来评估企业的信息化水平和信息化为企业创造效益的程度。没有可观的回报率，就不会引起决策者足够的重视。
我们所缺的，也还并不仅是一个评估体系。我看到过有些企业即使铺设了网络，但确实没有收到什么效益，相反却为维护这些设备投入了大笔的资金，为企业带来了一定的负担。
问题的关键在于，我们的目光过多地投在了技术更新上，而忽略了对管理的改革。基于网络运行规则的标准化、流程化的管理模式在许多企业里面还没有建设起来。
另一个问题是许多传统企业的决策者(甚至包括许多政府官员)，并没有对OA、对信息化有过深的理解，很多人在习惯思维、传统模式的热被窝里不愿意爬出来，很少有人能象比尔·盖茨那样从纸张表格的统计中看到管理过程的问题以及解决办法，因而，也不能够象比尔那样拿出足够的魄力与“特权”，一抓到底地进行这种改革。
当然，这里面还有一个OA对实际问题的解决能力。以ERP为例，我们所做的工作几乎还只是引进和卖出。事实上，对于转型期的企业们来说，所遇到的问题是五花八门的，因而解决的方案也千差万别，试图用一个共性的东西去解决这些问题是不现实的。能够解决这些具体问题的软件业在我国还没有得到充分发展。除了一些通用的OFFICE软件外，我们很少见到符合企业自己特色的办公应用软件。
从目前的情况看，我们的OA建设还只能从局部开始，从那些最容易信息化的部门开始，以局部带动全体，而试图一步到位，只买机器不去研究应用的做法，是对信息化的误解，会造成社会资产的极大浪费，同时也影响了社会对信息化的信心与决心。——当然，这种建设的前提是人们意识的转变和管理模式的改革。
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